مقاله راهکارهای تقویت و توسعه مهارت های نوشتاری در مدیران

این تحقیق با موضوع مهارت های نوشتاری بوده و راهکارهایی جهت تقویت این مهارت ها در مدیران سازمانی و آموزشی ارائه می دهد. این تحقیق به دانشجویان رشته های مدیریت و دیگر رشته های مرتبط پیشنهاد می گردد.

چکیده
گفته‌اند که قلم می‌تواند از شمشیر هم نیرومند‌تر باشد. اما این امر زمانی صحیح است که قلم به وجود آورنده یک کلام مکتوب، تأثیرگذار باشد. برخی از مدیران پی‌درپی نامه و یادداشت رسمی یا غیر رسمی ضعیف و کم‌تأثیر می‌نویسند. آنان ترجیح می‌دهند که بیشتر مکاتبه کنند و از ارتباط چهره به چهره هراس دارند. در نتیجه به دلیل ضعف در برقراری ارتباط نوشتاری کارها خوب پیش نمی‌رود. در این مقاله پس از شناخت مهارت‌های ارتباط نوشتاری، بعضی از اصول و مبانی تقویت این مهارت‌ها در مدیران ارائه می شود.

مقدمه
نامه، گزارش، بخشنامه، صورت‌جلسه، دستورالعمل، ابلاغیه، حکم، اطلاعیه و … همگی در زمره مکاتبات اداری و نوعی ارتباط نوشتاری در سازمانها به حساب می‌آیند. مکاتبات اداری مهم‌ترین و اصلی‌ترین شکل ارتباط نوشتاری در سازمانها به حساب می‌آیند.

مکاتبات یکی از روشهای برقراری ارتباط است که در سازمانهای مختلف اعم از اقتصادی، سیاسی، فرهنگی، تجاری، آموزشی و پژوهشی و … از آن استفاده‌های زیادی می‌شود. تحقیقات نشان می‌دهد که نزدیک به 70 درصد از خطاها در محیط کار صرفاً از ارتباطات ضعیف ناشی می‌شود. بیشتر مدیران عوامل زیر را مانع از برقراری ارتباط صحیح در محیط کار می‌دانند:

فقدان یا کمبود دانش و اطلاعات
مشخص نکردن اهداف و اولویتها
گوش نکردن به پیامها
فقدان درک کامل سخن گوینده و نیز قصور در پرسش
تکرار پیش پنداشته‌ها
عدم توجه به نیازهای دیگران
خوب فکر نکردن و زود نتیجه‌گیری کردن
از دست دادن تحمل و وارد بحث و جدل شدن
کمبود وقت
بی‌حوصلگی
عدم تلاش برای چاره‌جویی

شاید شما هم مشاهده کرده‌اید که بعضی از نامه‌ها و گزارشات اداری به شیوه‌ای بسیار جذاب تنظیم می‌شوند به طوری که خواننده را مجذوب ساخته و آماده برقراری ارتباط می‌سازند. متأسفانه گاهی هم عکس آن رخ می‌دهد. گفته‌اند که قلم می‌تواند از شمشیر هم نیرومند‌تر باشد. اما این امر زمانی صحیح است که قلم به وجود آورنده یک کلام مکتوب و تاثیرگذار باشد. برخی از مدیران پی‌درپی نامه و یادداشت رسمی یا غیر رسمی ضعیف و کم‌ تاثیر می‌نویسند. آنان ترجیح می‌دهند که بیشتر مکاتبه کنند و از ارتباط چهره به چهره هراس دارند. در نتیجه به دلیل ضعف در برقراری ارتباط نوشتاری کارها خوب پیش نمی‌رود. در این مقاله پس از شناخت مهارتهای ارتباط نوشتاری، بعضی از اصول و مبانی تقویت این مهارتها در مدیران ارایه می‌شود.

فهرست مطالب
چکیده
مقدمه
نامه‌های اداری
انواع نامه‌های اداری
1- انواع نامه از نظر سطح آنها
2- انواع نامه از نظر محتوای آنها
3- انواع نامه از نظر سطح امنیتی آن
اجزای نامه‌های اداری
مراحل تهیه و تنظیم نامه‌های اداری
1- بررسی مقدماتی
2- تهیه پیش‌نویس
گزارش‌نویسی
کارکرد‌های گزارش
اهداف گزارش‌نویسی
انواع گزارش
1- گزارش از جنبه‌های ارایه و تنظیم
2- گزارشهای رسمی، نیمه رسمی، غیر رسمی
3- گزارش ادواری ـ موردی
4- گزارش فردی-گروهی
5- گزارشهای کوتاه، متوسط، بلند
6- گزارشها از نظر هدف
بخشنامه
کارکرد‌های بخشنامه
تنظیم بخشنامه
انواع بخشنامه
صورت‌جلسه
سازمان جلسات
تنظیم صورت‌جلسه
انواع صورت‌جلسه
1- صورت‌جلسه مشروح
2- صورت‌جلسه نیمه مشروح
3- صورت‌جلسه مجمل
اجزای صورت‌جلسه
راهکارهایی برای توسعه و تقویت مهارتهای ارتباط نوشتاری در مدیران
1- صرفه‌جویی را مورد توجه قرار دهیم
2- پاسخ به نامه‌ها را در اولویت قرار دهیم
3- مراحل نگارش را رعایت کنیم
4- اصول نگارش را به کار ببریم
5- ساختار نامه مناسب باشد
6- در گزارش‌نویسی دقت داشته باشیم
7- کوشش کنیم گزارشها ظاهری خوشایند داشته باشند